Strategi Pelaksanaan Amalan 5S (QE)

 

1
  1. Taklimat Amalan 5S kepada pengurusan dan staf jabatan
 

Semua jabatan hendaklah memaklumkan kepada Pusat Pembangunan Korporat & Pengurusan Kualiti (PPKPK), selaku sekretariat Jawatankuasa Induk Amalan 5S Universiti untuk diadakan sesi taklimat kepada pengurusan dan staf jabatan. Sesi taklimat ini akan disampaikan oleh Jawatankuasa Kerja Latihan Amalan 5S Universiti atau Jawatankuasa Kerja Promosi Amalan 5S Universiti yang mengambil masa antara 1 hingga 2 jam.

Tujuan taklimat ini diadakan adalah untuk memastikan pengurusan dan staf di jabatan berkenaan memahami falsafah, konsep, faedah dan kaedah pelaksanaan Amalan 5S.

Melalui taklimat ini diharapkan pengurusan dan staf jabatan berkenaan dapat memahami dan menghayati Amalan 5S agar ianya dapat dilaksanakan secara teratur dan sistematik. Sebarang ketidakfahaman dan kemusykilan berkenaan pelaksanaan Amalan 5S juga diharapkan dapat diselesaikan melalui taklimat ini.

     
2.
  1. Penubuhan Jawatankuasa Amalan 5S Jabatan
  Setiap jabatan perlu menubuhkan Jawatankuasa Amalan 5S Jabatan yang tujuan utamanya adalah untuk menyelaras, melaksana dan memantau pelaksanaan Amalan 5S di jabatan masing-masing dengan melantik ahli jawatankuasa berikut:

  i.

Pengerusi
Dicadangkan pengerusi jawatankuasa ini adalah Ketua Jabatan bagi memastikan jawatankuasa ini dapat memainkan peranan dengan lancar dan berkesan. Namun begitu, Pengerusi boleh juga dilantik dari kalangan staf di jabatan yang mempunyai pengalaman dan kepakaran dalam menerajui Jawatankuasa Amalan 5S Jabatan

  ii.
    1. Penyelaras Amalan 5S Jabatan

Jabatan perlu melantik seorang Penyelaras Amalan 5S Jabatan yang fungsi utamanya adalah untuk menyelaras pelaksanaan Amalan 5S jabatan. Dicadangkan Penyelaras Amalan 5S Jabatan dilantik di kalangan staf yang berjawatan sekurang-kurangnya Gred 41.  

  iii.

Jawatankuasa Kerja
3 jawatankuasa kerja perlu diwujudkan bagi memastikan kelancaran pelaksanaan Amalan 5S jabatan seperti berikut:

  1. a. Jawatankuasa Kerja Latihan

Seorang staf perlu dilantik untuk mempengerusikan jawatankuasa ini yang fungsi utamanya adalah untuk menyelaraskan aktiviti latihan berkaitan Amalan 5S di jabatan. Misalnya mengadakan taklimat, penerangan dan latihan kepada staf di jabatan yang disampaikan oleh pihak PPKPK.

  1. b. Jawatankuasa Kerja Promosi

Seorang staf perlu dilantik untuk mempengerusikan jawatankuasa ini yang fungsi utamanya adalah untuk mengadakan aktiviti promosi berkaitan Amalan 5S di jabatan. Misalnya mengadakan poster, brosur dan risalah berkaitan Amalan 5S.

  1. c. Jawatankuasa Kerja Audit.

Seorang staf perlu dilantik untuk mempengerusikan jawatankuasa ini yang fungsi utamanya adalah untuk menjalankan audit Amalan 5S diperingkat jabatan mengikut jadual yang telah ditetapkan.

 

  iv.

Fasilitator
Beberapa orang staf di jabatan yang telah menjalani latihan berkaitan Amalan 5S yang dianjurkan oleh pihak PPKPK perlu dilantik sebagai Fasilitator Amalan 5S. Fungsi utama fasilitator adalah untuk membantu kumpulan-kumpulan 5S dalam pelaksanaan Amalan 5S. Fasilitator juga berperanan untuk memberikan idea dan cadangan bagi menyelesaikan sebarang permasalahan yang timbul dalam pelaksanaan Amalan 5S oleh kumpulan-kumpulan 5S. Fasilitator juga merupakan ahli di dalam Jawatankuasa Kerja Latihan Amalan 5S Jabatan atau ahli di dalam Jawatankuasa Kerja Promosi Amaaln 5S Jabatan.

  v
  1. Kumpulan 5S

Bilangan Kumpulan 5S diwujudkan adalah bergantung kepada jumlah bilangan staf dan pelan susur atur jabatan. Misalnya bagi JPPH yang mempunyai 4 tingkat maka adalah sesuai untuk diwujudkan 1 Kumpulan 5S bagi setiap tingkat yang keseluruhannya mempunyai 4 Kumpulan 5S.
Setiap Kumpulan 5S perlu dilantik seorang ketua yang fungsi utamanya adalah untuk mengetuai pelaksanaan Amalan 5S di kawasan/zon yang telah ditetapkan. Manakala ahli Kumpulan 5S berperanan untuk melaksanakan Amalan 5S mengikut jadual dan peraturan yang telah ditetapkan

3
  1. Ceramah/latihan untuk Kumpulan 5S
 

Ceramah/latihan perlu diberikan secara berterusan kepada kumpulan-kumpulan 5S yang telah dibentuk di setiap jabatan bagi memastikan ketua kumpulan dan ahli kumpulan memahami kaedah pelaksanaan Amalan 5S yang terbaik. Ceramah/latihan perlu disampaikan oleh Jawatankuasa Kerja Latihan Amalan 5S Universiti atau Jawatankuasa Kerja Promosi Amalan 5S Universiti dari masa ke semasa bergantung kepada keperluan dan tahap kefahaman kumpulan-kumpulan 5S.

4.
  1. Adakan gotong-royong
 

Bagi mewujudkan momentum pelaksanaan Amalan 5S maka aktiviti gotong-royong yang melibatkan semua staf di jabatan perlu diadakan dari masa ke semasa mengikut keperluan dan tahap pelaksanaan Amalan 5S di jabatan masing-masing.
Aktiviti gotong-royong diadakan dengan mengambil masa diantara 1 hingga 2 jam dengan memberikan penumpuan kepada aktiviti Sisih, Susun, Sapu dan Seragam.

5.
  1. Lakukan aktiviti Sisih, Susun, Sapu dan Seragam
 

Aktiviti Sisih, Susun, Sapu dan Seragam dilaksanakan bermula pada persekitaran kerja yang paling hampir dengan setiap anggota pekerja dalam sesebuah jabatan. Aktiviti ini perlu dilakukan secara konsisten tanpa mengambil masa yang panjang. Misalnya laksanakan aktiviti Sisih, Susun, Sapu dan Seragam setiap hari selama 30 minit sahaja. Mulakan aktiviti tersebut dengan perincian berikut:

  i.
  1. Persekitaran meja kerja, laci dan bilik sendiri (jika ada)


Setiap staf di jabatan dikehendaki melaksanakan aktiviti Sisih, Susun, Sapu dan Seragam bermula dengan persekitaran meja kerja, laci dan bilik sendiri (jika ada).

  ii.
  1. Aktiviti Sisih, Susun, Sapu dan Seragam mengikut Kumpulan 5S dan Zon 5S.

Setelah aktiviti Sisih, Susun, Sapu dan Seragam dilaksanakan terhadap persekitaran meja kerja, laci dan bilik sendiri (jika ada) maka aktiviti seterusnya bergerak melalui kumpulan-kumpulan 5S yang telah diwujudkan. Kumpulan 5S melaksanakan Amalan 5S berdasarkan perancangan yang telah ditetapkan oleh kumpulan terhadap zon-zon 5S yang berkenaan.

Perincian pelaksanaan Amalan 5S oleh Kumpulan 5S berdasarkan proses berikut:

    1. a. Melantik Ketua Kumpulan 5S

Ketua Jabatan perlu melantik seorang Ketua Kumpulan bagi setiap Kumpulan 5S yang diwujudkan di jabatan.  Fungsi utamanya adalah untuk memastikan Amalan 5S dilaksanakan oleh ahli kumpulannya terhadap zon 5S yang telah dipertanggungjawabkan.

    1. b. Melantik Setiausaha Kumpulan 5S

Ketua Kumpulan perlu melantik seorang daripada ahli kumpulannya sebagai Setiausaha Kumpulan yang fungsi utamanya adalah untuk merekodkan segala bukti-bukti pelaksanaan dan operasi kumpulannya.

    1. c. Kumpulan mula laksana aktiviti Sisih, Susun, Sapu dan Seragam

Ahli kumpulan memulakan aktiviti Sisih, Susun, Sapu dan Seragam berdasarkan zon 5S dan jadual pelaksanaan Amalan 5S.

6.
  1. Lakukan aktiviti Sentiasa Amal
 

Aktiviti Sentiasa Amal perlu dilaksanakan oleh staf secara individu dan juga kumpulan-kumpulan 5S secara konsisten mengikut jadual yang telah ditetapkan.
Bagi memastikan aktiviti Sentiasa Amal dilaksanakan secara berkesan maka Audit Amalan 5S perlu dilaksanakan secara berkala untuk sentiasa memantau tahap pembudayaan Amalan 5S.
Juruaudit Amalan 5S di peringkat jabatan hendaklah sentiasa menjalankan Audit Amalan 5S secara berkala dan mengikut jadual yang telah ditetapkan.
Audit Amalan 5S yang dijalankan hendaklah memberikan tumpuan yang khusus kepada perkara asas hinggalah kepada perkara yang umum.  Dicadangkan audit yang dijalankan mengikut turutan seperti perincian berikut:

  i.
    1. Kawasan meja kerja dan laci meja kerja setiap staf
  ii. Kawasan sekitar bilik atau ruang kerja setiap staf meliputi fail-fail, almari dan sebagainya
  iii. Kawasan/zon Amalan 5S yang telah ditetapkan oleh jabatan meliputi kawasan persekitaran pejabat seperti bilik fail, stor, bilik kudapan/pantry, tandas, surau, bilik mesyuarat dan sebagainya
     
 

Bagi meningkatkan lagi tahap Sentiasa Amal maka setiap jabatan juga hendaklah mengadakan pertandingan Amalan 5S di peringkat jabatan masing-masing berdasarkan audit yang dijalankan.  Pertandingan Amalan 5S boleh dilaksanakan secara berkala mengikut kategori individu dan juga kawasan/zon yang telah ditetapkan.
Ketua Jabatan juga hendaklah turut dilibatkan bergantung kepada kelapangan masa bagi sesi audit yang dijalankan.  Kehadiran Ketua Jabatan dalam sesi audit pastinya akan memberikan mesej bahawa pihak pengurusan jabatan menyokong dan memberikan komitmen kepada pelaksanaan Amalan 5S.
Anugerah-anugerah yang bersesuaian juga boleh diberikan kepada indivudu atau kawasan/zon yang telah memenangi pertandingan Amalan 5S yang diadakan bagi memberikan motivasi kepada staf untuk melaksanakan Amalan 5S secara berterusan dan konsisten.